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ビジネス電話マナー フレーズ集
電話の受け方・かけ方・取り次ぎ・留守電対応まで、場面別の正しいフレーズをすぐ確認。NGワードと正しい表現を比較して学べます。
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3コール以内に出る
それ以降は「お待たせいたしました」から始める
🔀
取り次ぎは素早く
30秒以上かかる場合は状況を伝える
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メモを準備する
5W1Hで用件を正確に記録する
✅
かけた側から切る
目上・取引先が先に切るのを待つのが丁寧
29件を表示
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電話を受ける
会社にかかってきた電話に出る（第一声）
NGはい、〇〇です。
OKお電話ありがとうございます。〇〇株式会社、△△でございます。
💡 3コール以内に出るのが基本。3コールを超えたら「お待たせいたしました」を先に添える。
⏱️
電話を受ける
3コール以上待たせてしまった場合
OK大変お待たせいたしました。〇〇株式会社、△△でございます。
💡 待たせた時間を意識してお詫びを先に伝える。
👂
電話を受ける
名前を名乗ってもらえなかった・聞き取れなかった場合
NGえ？誰ですか？
OK恐れ入りますが、もう一度お名前をお聞かせいただけますでしょうか。
💡 「恐れ入りますが」を前置きにすることで、失礼な印象を和らげる。
🏢
電話を受ける
会社名・担当者名を聞く
NGどなたですか？
OK恐れ入りますが、どちら様でいらっしゃいますか？
💡 「どちら様」は「誰」を丁寧にした表現。初めての相手に特に使う。
💬
電話を受ける
用件を確認する
NG何の用ですか？
OK失礼ですが、どのようなご用件でしょうか？
💡 「失礼ですが」を前置きにすることで、質問が丁寧な印象になる。
🚪
電話を受ける
担当者が外出中・不在の場合
NG〇〇は今いません。
OKあいにく〇〇は只今外出しております。〇時頃に戻る予定でございますが、折り返しお電話するようお伝えしてもよろしいでしょうか？
💡 戻り時間の目安と折り返しの意志を伝えると、相手も安心できる。
🤝
電話を受ける
担当者が会議中・席を外している場合
OK只今〇〇は会議中でございます。〇時頃終わる予定ですが、ご伝言をお預かりしましょうか？
💡 終了時間の目安を伝えることで、相手が折り返しを待つか・伝言を残すか判断しやすくなる。
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電話をかける
かけ始めの名乗り
NGもしもし、〇〇ですが。
OK突然のお電話、失礼いたします。〇〇株式会社の△△と申します。いつもお世話になっております。
💡 「突然のお電話失礼いたします」の一言で、相手への配慮が伝わる。
🔀
電話をかける
担当者に取り次いでもらう
NG△△さんいますか？
OK〇〇部の△△様はいらっしゃいますでしょうか？
💡 部署名を先に言うと、担当者が特定しやすくなる。「いますか」より「いらっしゃいますでしょうか」が適切。
⏰
電話をかける
都合を確認する
NGちょっとよろしいですか？
OK今、少々お時間よろしいでしょうか？
💡 開口一番、相手の都合を確認するのがビジネス電話のマナー。
🔄
電話をかける
折り返しのお電話をかける場合
OK先ほどはご不在でご連絡が行き違いになりましてご不便をおかけいたしました。〇〇株式会社の△△でございます。
💡 折り返しの場合は「行き違いになりました」と一言触れると丁寧な印象になる。
😓
電話をかける
間違い電話をかけてしまった場合
NGあ、間違えました。（ガチャ切り）
OK大変失礼いたしました。番号を間違えてしまいました。申し訳ございません。
💡 すぐ切るのは厳禁。必ずお詫びをしてから電話を切る。
⏸️
取り次ぎ・保留
電話を保留にする
NGちょっと待って。
OK少々お待ちいただけますでしょうか。只今担当者に繋ぎます。
💡 30秒以上かかりそうな場合は、定期的に「大変お待たせしております」と状況を伝える。
🕐
取り次ぎ・保留
30秒以上お待たせしてしまう場合
OK大変お待たせしております。もう少々お待ちいただけますでしょうか。
💡 保留が1分を超えそうな場合は折り返しを提案することも検討する。
☎️
取り次ぎ・保留
担当者に繋ぐとき（内線）
OK（担当者に）〇〇様から▲▲の件でお電話です。
💡 取り次ぐ前に簡潔に「誰から」「何の用件か」を伝えておくとスムーズ。
❌
取り次ぎ・保留
担当者が不在・接続できなかった場合
OK申し訳ございません。只今〇〇が対応できない状況です。折り返しのご連絡でよろしいでしょうか？
💡 「対応できない状況」と曖昧にするか、理由を具体的に伝えるかは社内ルールに従う。
📼
留守電・折り返し
留守番電話にメッセージを残す
OK〇〇株式会社の△△と申します。〇〇の件でご連絡いたしました。お手すきの際にご連絡いただければ幸いです。私の番号は000-0000-0000でございます。よろしくお願いいたします。
💡 ①社名・氏名 ②用件の概要 ③折り返し先番号 ④お願いの言葉、の順が基本構成。
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留守電・折り返し
折り返し電話を依頼する
NG折り返しください。
OKよろしければ、〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇までご連絡いただければ幸いです。
💡 「幸いです」「いただければ」の表現で、押しつけがましくならず丁寧さが出る。
📩
留守電・折り返し
相手から折り返し連絡が来た際
OK先ほどはご不在のところご連絡いただきましてありがとうございます。〇〇の件でお電話しておりました。
💡 「先ほどは」と触れることで、用件が繋がりやすくなる。
👋
電話を切る
通常の会話を終える
NGじゃあそういうことで。（ブツ切り）
OKそれでは、よろしくお願いいたします。失礼いたします。
💡 かけた側から切るのが基本。ただし、取引先・目上の方が先に切るのを待つのがより丁寧。
🙇
電話を切る
クレーム対応の後に電話を切る
OKこの度はご不便をおかけし、大変申し訳ございませんでした。ご連絡いただきありがとうございました。失礼いたします。
💡 クレーム後はお詫びの言葉を再度述べてから切る。感謝も忘れずに。
✅
電話を切る
電話を切る前の最終確認
OK以上でよろしいでしょうか。他にご不明な点はございますか？
💡 「他にご不明な点はございますか？」で、取り残しを防ぐとともに、丁寧な印象を与える。
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NGフレーズ
「了解です」（目上・取引先への返事）
NG了解です / 了解しました
OK承知いたしました / かしこまりました
💡 「了解」は同格・目下に対して使う言葉。上司や取引先には「承知いたしました」を。
🚫
NGフレーズ
「ご苦労様です」（目上へのねぎらい）
NGご苦労様です
OKお疲れさまでございます
💡 「ご苦労様」は目上が目下をねぎらう表現。上司や取引先には「お疲れさまです」を使う。
🚫
NGフレーズ
「わかりました」（目上への返事）
NGわかりました / わかりました（の繰り返し）
OK承知いたしました / かしこまりました
💡 「わかりました」は丁寧ではあるが、より改まった場では「承知いたしました」を使う。
🚫
NGフレーズ
「〜になります」（断定の代わりに使う）
NGこちらが〇〇になります
OK〇〇でございます / 〇〇です
💡 「〜になります」は変化を表す表現。「これは〇〇です」と断定するのが正しい。
🚫
NGフレーズ
「よろしかったでしょうか」（確認の表現）
NGよろしかったでしょうか
OKよろしいでしょうか / よろしゅうございますか
💡 過去形で確認するのは時制がずれた表現。現在形の「よろしいでしょうか」を使う。
🚫
NGフレーズ
「〇〇はいますか？」（担当者への取り次ぎ依頼）
NG〇〇さんはいますか？ / 〇〇をお願いします
OK〇〇部の△△様はいらっしゃいますでしょうか
💡 「います」は丁寧語ではない。「いらっしゃいますでしょうか」が正しい敬語表現。
🚫
NGフレーズ
「ちょっと待ってください」（保留の際）
NGちょっと待ってください / 少し待ってください
OK少々お待ちいただけますでしょうか
💡 「少々」は「ちょっと」の敬語表現。「いただけますでしょうか」で依頼を丁寧にする。
よくある疑問
Q.電話は何コールで出るのがマナーですか？
ビジネス電話では2〜3コール以内に出るのが基本マナーです。3コールを超えた場合は「大変お待たせいたしました」とお詫びの言葉を先に伝えましょう。
Q.電話を切るときはどちらから切ればよいですか？
基本的にかけた側から切るのがマナーです。ただし、目上の方や取引先が相手の場合は相手が先に切るのを待つのがより丁寧です。受話器を置く際はそっと静かに置くことも大切です。
Q.担当者が不在のとき、何と言えばよいですか？
「あいにく〇〇は只今外出しております。〇時頃に戻る予定でございますが、折り返しお電話するようお伝えしてもよろしいでしょうか？」と伝えましょう。戻り時間と折り返しの意志を示すことが大切です。
Q.保留が長くなる場合はどうすればよいですか？
30秒を目安に「大変お待たせしております。もう少々お待ちいただけますでしょうか」と状況を伝えましょう。1分以上かかりそうな場合は「改めてこちらからご連絡いたします」と折り返しを提案するのが丁寧です。
Q.「了解です」は使っていけないのですか？
「了解です」「了解しました」は同僚や部下への返答には問題ありませんが、目上の方や取引先に対しては「承知いたしました」または「かしこまりました」を使うのがマナーです。
Q.留守番電話へのメッセージはどう入れればよいですか？
①会社名・氏名 ②用件の概要 ③折り返し先の電話番号 ④よろしくお願いします、の順で簡潔に伝えましょう。「〇〇株式会社の△△と申します。〇〇の件でご連絡いたしました。〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇までご連絡いただければ幸いです」が基本形です。